Как заполнить путевой лист: образец
Путевой лист за день проходит через несколько рук. Кто что пишет, в какой момент и где чаще всего ошибаются.
Путевой лист за день проходит через четыре-пять рук, и каждый пишет в нём своё. Накануне диспетчер или бухгалтер заполняет шапку: номер, дату, владельца, машину, водителя, вид перевозки и сообщения. Утром подключаются медик и механик, потом ответственный за выпуск записывает время выезда и одометр. Вечером в лист попадают время возвращения, новые показания одометра и топливо.
Кто и когда заполняет
| Когда | Кто | Что пишет |
|---|---|---|
| Накануне или утром | Диспетчер, бухгалтер, сам ИП | Номер, дату, владельца, машину, водителя, вид перевозки и вид сообщения |
| Перед выездом | Медработник | Дату, время, результат осмотра, подпись (п. 12 приказа № 390) |
| Перед выездом | Контролёр техсостояния | Дату, время, «выпуск на линию разрешён», подпись |
| При выезде | Ответственный за выпуск | Время выезда и показания одометра (п. 13) |
| При возвращении | Уполномоченное лицо | Время возвращения, одометр (п. 14), топливо |
Номер и срок действия
С номером чаще всего путаются в январе: одни начинают счёт заново, другие продолжают прошлогодний. Приказ тут ничего не требует, лишь бы номера в компании не повторялись. Проще всего начинать с единицы каждый год. Дата в листе — день, на который его выдали. Лист на несколько дней получает две даты, первого и последнего дня.
Владелец
Шапку «владелец» заполняют по выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, чтобы не ошибиться в цифрах. Организация пишет полное наименование, адрес, телефон и ОГРН из 13 цифр. У ИП ФИО, адрес регистрации, телефон и ОГРНИП, в нём 15 цифр. Таксист без ИП вместо ОГРН указывает ИНН.
Машина и водитель
Марку и модель лучше переписать из СТС буква в букву: не «газель», а «ГАЗ A21R32». Госномер с регионом. Если сзади прицеп, его марка, модель и номер тоже идут в лист. У водителя ФИО, серия, номер и дата выдачи прав и СНИЛС. СНИЛС в старых бланках часто некуда вписать, графа появилась только в сентябре 2023-го.
Вид перевозки и сообщения
Вид перевозки выбирают из закрытого списка в п. 7 приказа. Для служебной машины почти всегда подходит «перевозка для собственных нужд». Грузоперевозчик по договору пишет «перевозка грузов по договору перевозки», таксист — «перевозка пассажиров и багажа легковым такси». Вид сообщения: городское, пригородное или междугородное.
Одометр и топливо
Одометр пишут в полных километрах. Показание при выезде должно совпадать с показанием при возвращении в прошлом листе этой же машины, иначе при проверке появятся вопросы о «лишних» километрах. В разделе топлива указывают остаток при выезде, заправку, расход по норме, фактический расход и остаток при возвращении. Формулы есть в статье расчёт топлива по путевому листу.
Как исправить ошибку
На бумаге неверное значение аккуратно зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильное, ставят дату и подпись того, кто исправил. Замазывать корректором не стоит. Если лист ещё не подписан медиком и механиком, проще перепечатать его целиком.
Пять частых ошибок
- Одометр утром не совпадает со вчерашним вечерним.
- В бланке нет графы для СНИЛС или вида сообщения.
- Отметки о медосмотре проставлены заранее, до самого осмотра.
- Остаток топлива не сходится с чеками АЗС.
- Два листа с одинаковым номером за год.
Первую и последнюю ошибку генератор исключает сам: он берёт одометр и остаток из прошлого листа, прибавляет единицу к номеру и не даст вписать при возвращении меньший пробег, чем при выезде. Готовый образец можно скачать в PDF.
Вопросы и ответы
Можно ли исправлять путевой лист?
Да. Зачеркните неверное одной чертой, напишите правильное значение, поставьте дату и подпись. Если лист ещё не подписан, лучше перепечатать.
Кто заполняет путевой лист?
Владелец транспорта или назначенный им сотрудник. Отметки об осмотрах ставят медработник и контролёр, одометр при выезде и возвращении фиксирует ответственное лицо.
Нужна ли печать?
Нет, приказ № 390 печать не требует.
Как нумеровать путевые листы?
Сквозной нумерацией по компании, чаще всего с начала календарного года.