Расчёт расхода топлива по путевому листу
Три формулы, которыми пользуются бухгалтер и водитель, надбавки к норме и пример на обычной служебной машине.
Бухгалтеру для списания бензина нужны из путевого листа три числа: пробег, расход и остаток. Пробег берут по одометру, вечерние показания минус утренние. Расход по норме считают от пробега и нормы в литрах на 100 км. Остаток получается из утреннего остатка, заправки и расхода. Сложность обычно не в арифметике, а в норме: её компания утверждает сама, по рекомендациям Минтранса АМ-23-р, с надбавками на зиму и город.
Три формулы
Пробег = одометр при возвращении − одометр при выезде
Расход по норме, л = пробег × норма (л/100 км) ÷ 100
Остаток = остаток при выезде + заправлено − расход
В последнюю формулу подставляют фактический расход, если он известен, например по датчику уровня топлива или по контрольной заправке до полного бака. Если нет, берут расход по норме. Остаток при возвращении переходит в следующий лист как остаток при выезде.
Откуда берётся норма
Утверждённой государством нормы для конкретной машины нет. Есть методические рекомендации Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение № АМ-23-р). В них для множества моделей указана базовая норма, а для остальных компания устанавливает её сама, обычно по контрольному замеру. Итоговую норму руководитель закрепляет приказом по компании.
Для легковой машины в рекомендациях используется формула с поправочным коэффициентом:
Норма, л = 0,01 × базовая норма × пробег × (1 + 0,01 × D)
Здесь D — сумма надбавок в процентах.
Надбавки к норме
| Условие | Надбавка по АМ-23-р |
|---|---|
| Зимнее время | От 5 до 20 %, в зависимости от региона. Сроки зимнего периода устанавливают региональные власти |
| Город с населением больше 5 млн | До 35 % |
| Город от 1 до 5 млн | До 25 % |
| Город от 250 тыс. до 1 млн | До 15 % |
| Машине больше 5 лет или пробег больше 100 тыс. км | До 5 % |
| Машине больше 8 лет или пробег больше 150 тыс. км | До 10 % |
Надбавки не применяются сами по себе. Какие из них и в каком размере действуют в компании, должно быть записано в приказе о нормах расхода. Иначе налоговая может признать превышение над базовой нормой необоснованным.
Пример
Служебная Kia Rio, базовая норма 8,2 л на 100 км. Утром на одометре 84 210, вечером 84 367, пробег 157 км. Без надбавок расход по норме: 157 × 8,2 ÷ 100 = 12,87 л. В баке утром было 22 л, днём залили 30. Остаток вечером: 22 + 30 − 12,87 = 39,13 л.
Теперь та же поездка зимой в Москве, где приказом компании установлены зимняя надбавка 10 % и городская 25 %. D = 35, расход: 0,01 × 8,2 × 157 × 1,35 = 17,38 л. Остаток: 22 + 30 − 17,38 = 34,62 л. Разница почти в четыре с половиной литра за день, и за месяц она заметна.
Если расход больше нормы
Такое бывает чаще, чем хотелось бы, особенно в январе. Первым делом откройте приказ о нормах: вполне возможно, в нём просто не прописали зимнюю надбавку, и тогда весь «перерасход» бумажный. Если надбавки на месте, а машина всё равно ест больше, её пора показать мастеру. Или проверить, не уходит ли бензин из бака другим путём. Налоговая сверхнормативный расход может оспорить, хотя Налоговый кодекс нормы для налога на прибыль прямо не требует, и суды решают такие споры по-разному.
Считать автоматически
Генератор путевых листов считает всё это на лету: вписали одометр, и пробег, расход по норме и остаток уже в листе. Норму с надбавками вводите одним числом, например 11,1 вместо 8,2 для зимней Москвы из примера выше. Вечерний остаток сам становится утренним в следующем листе. Если привычнее Excel, в бланке эти формулы тоже есть.
Вопросы и ответы
Что делать, если фактический расход больше нормы?
Проверьте, закреплены ли в приказе компании зимняя и городская надбавки. Если да, а перерасход остаётся, стоит проверить машину. Перерасход сверх утверждённой нормы налоговая может оспорить.
Можно ли списывать топливо без путевых листов?
Рискованно. Путевой лист подтверждает пробег и то, что поездки были по работе. Без него расходы на топливо трудно отстоять при проверке.
Где взять норму расхода для своей машины?
В методических рекомендациях Минтранса АМ-23-р. Если модели там нет, компания устанавливает норму по контрольному замеру и утверждает приказом.
Сколько длится зимний период для надбавки?
Сроки и размер зимней надбавки для региона устанавливают местные власти. Уточните их в распоряжении вашего субъекта РФ.