Нужен ли путевой лист

Ответы по ситуациям: служебная машина, директор за рулём, ИП на своей машине, аренда, личный автомобиль.

Обновлено 19.09.2026

Быстрая проверка по ситуациям

Что говорит закон

Норма записана в двух местах: в ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта (закон № 259-ФЗ) и в п. 10 приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Лист оформляется «при перевозке пассажиров и багажа, грузов». Пустая машина с одним водителем под это определение формально не попадает, что бы ни писали на форумах.

Список тех, кто вообще может выписать лист, в п. 4 совсем короткий. Юрлицо указывает ОГРН, предприниматель ОГРНИП. Третья строка появилась ради такси: физлицо с разрешением на перевозку пассажиров легковым такси пишет свой ИНН. Частника, который едет на своей машине за рассадой, в этом списке нет.

Служебная машина и директор за рулём

Самый частый спор в небольших фирмах. Директор ездит на служебной машине сам, возить ему некого, так нужен ли лист? По транспортным правилам всё зависит от поездки. Везёт образцы, документы для контрагента, сотрудника до объекта — это перевозка для собственных нужд, лист нужен. Едет на переговоры один — формально перевозки нет.

Но у бухгалтерии свой интерес. Бензин списывают в расходы, если видно, что машина ездила по делам. Минфин в письмах от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 и от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 называл путевой лист документом, которым можно подтвердить такие расходы. Поэтому большинство компаний оформляет листы на все служебные поездки подряд, не разбираясь, был ли в машине груз.

ИП за рулём своей машины

Предприниматель, который сам возит свой товар, одновременно и владелец, и водитель. Лист ему нужен. В графе «владелец» пишет ФИО, адрес, телефон и ОГРНИП, в графе «водитель» себя же. Отметку о выпуске на линию он тоже может поставить сам (п. 13 приказа № 390). Медосмотр перед выездом проходит у медработника, в том числе дистанционно. Подробно всё это разобрано в статье путевой лист для ИП.

Если машина в аренде

С арендой есть тонкость. Когда машину сдают вместе с водителем, лист выписывает арендодатель, это прямо сказано в п. 10. Про аренду без экипажа приказ молчит. Обычно рассуждают так: раз арендатор теперь владелец, листы на нём, если он организация или ИП. Та же логика работает, когда фирма арендует машину у собственного сотрудника по договору.

Кто в компании выписывает лист

Какая должность у человека, который выписывает листы, приказ не говорит. В компании на три машины их часто печатает бухгалтер вечером накануне, в парке на тридцать машин с утра этим занят диспетчер. Дальше лист собирает подписи. Медик расписывается после осмотра водителя. Механик или ответственный за выпуск пишет, во сколько машина уехала и что было на одометре. Вечером водитель отдаёт лист, одометр записывают ещё раз (пп. 12–14 приказа). ИП, который ездит сам, половину этих подписей ставит себе же.

Что будет без листа

Без листа инспектор ГИБДД выносит водителю предупреждение или штраф 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП. На этом обычно и заканчивается, если с медосмотром и техконтролем был порядок. Если их не было, отвечает уже компания: 30 000 рублей по ст. 12.31.1, для должностного лица 5 000. С налоговой разговор отдельный. Выездная проверка охватывает три года, и бензин, который нечем подтвердить, из расходов исключат. Подробнее в статье штраф за отсутствие путевого листа.

Вопросы и ответы